O Plano de Projeto é o documento formal com as principais informações do projeto. É elaborado na fase de planejamento pelo Gerente com o apoio das informações passadas pela equipe e aprovado pelo cliente (patrocinador). É um documento bem usual na comunidade de gerenciamento de projetos, principalmente no âmbito acadêmico, porém sua eficácia vem sendo questionada com o passar do tempo.
O objetivo do Plano de Projeto é definir como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado, passando por questões de definição da equipe envolvida, principais entregas, escopo e não escopo, cronograma, orçamento, riscos iniciais e documentação utilizada nas comprovações.
Hoje, são poucos os gerentes que elaboram um documento completo e robusto como é apresentado pelo Guia de Boas Práticas em Gerenciamento de Projetos (PMBOK Guide 5ª Edição). De acordo com o PMBOk há dez áreas de conhecimento e o Plano do Projeto precisa conter informações de todas, tornando o documento cansativo e muitas vezes pouco coerente com a realidade da execução do projeto. Muitos desenvolvem o plano de projeto para documentar as informações e cumprir o protocolo estabelecido, mas até onde isso agrega valor?
Project Model Cavas
O Project Model Canvas – criado pelo professor José Finocchio Jr. – utiliza conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.
“Enquanto o Plano de Projeto é um documento textual e longo, o PM Canvas é um diagrama visual em que você consegue avaliar um projeto inteiro integrando escopo, tempo, requisitos, entre outros”.
Por sua simplicidade e possibilidade de envolvimento da equipe em sua elaboração, tem se mostrado uma ferramenta eficaz. Além, da facilidade de adaptação em caso de mudanças, o planejamento se torna macro e mais dinâmico.
O Template do Project Model Canvas é dividido em cinco blocos que respondem cinco perguntas: Por quê? O que? Quem? Como? Quando e Quanto?
Para implementar essa metodologia, é necessário: imprimir o modelo em uma folha de tamanho A1, Post-its, canetas, fita crepe para fixar o modelo e reunir as principais partes interessadas. (Para baixar o Template do Project Model Canvas, basta acessar o site do Project Model Canvas).
Como preencher:
0 – O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.
1 – Justificativa – Coloque os problemas que acontecem que seu projeto visa corrigir, o que está acontecendo? O que tem sido afetado para eu precisar desse projeto?
2 – Objetivo – Um bom objetivo precisa ser SMART (leia mais sobre isso aqui). Descreva pelo menos dois objetivos para seu projeto.
3 – Benefícios – Descreva o que a empresa conquistará após a implantação do projeto.
4 – Produto – O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um serviço ou um resultado único.
5 – Requisitos – Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para ter valor para o cliente.
6 – Stakeholders – São os envolvidos que não estão subordinados ao gerente de projeto e os fatores externos que podem afetar o projeto e devem ser listados.
7 – Equipe – Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto.
8 – Premissas – São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto.
9 – Grupos de entregas – São os componentes concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo projeto.
10 – Restrições – Nesse quadro serão descritas as limitações do projeto que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.
11 – Riscos – Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa etapa identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar e implantar as respostas.
12 – Linha do tempo – Nesse momento definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas. A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em quatro períodos definidos pela equipe do projeto.
13 – Custos – Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos pelos grupos de entregas pré-definidos.
Que tal tentar implantar essa ferramenta no seu planejamento na implantação de um projeto ou desenvolvimento de um novo produto? Você pode conhecê-lo melhor no livro “Project Model Canvas – Gerenciamento de Projetos Sem Burocracia”.
Fontes:
www.gerenciandoriscosemprojetos.com