Escritório de gerenciamento de projetos e o gerenciamento de processos é a parte que supervisiona o gerenciamento dos projetos ou programas, concentra-se o planejamento e prioriza a execução do projeto. E o escritório de gerenciamento de projetos é um canal de centralização e coordenação do gerenciamento de projetos
Hoje o escritório de gerenciamento de projetos da Vitae funciona como apoio a todas as áreas que tem envolvimentos em projetos, sendo sua função: treinar, padronizar e dar apoio real na realização dos objetivos do projeto.
Alguns pontos listados abaixo faz parte das obrigações de um escritório de gerenciamento de projetos:
• Prover metodologia de gerenciamento de projetos;
• Coordenar e integrar projetos de um portfólio;
• Monitorar e controlar desempenhos;
• Desenvolver competências profissionais;
• Informar status de projetos a alta gerência;
• Identificar, priorizar e selecionar projetos e ações;
• Gerenciar riscos;
• Mapear relacionamento;
• Participar do planejamento estratégico
• Gerir documentação
• Promover interface com clientes;
• Coordenar auditorias; entre outros.
Agora que sabemos um pouco mais sobre a área de escritório de gerenciamento de projetos, qual a ligação que ela tem com o gerenciamento de processos? Porque é necessário que os dois andem juntos?
Bom basta pensarmos um pouco… Qual o objetivo de uma empresa? Atender ou superar as expectativas e necessidades do cliente. Como se faz isso? Apresente ao cliente o valor do seu produto/serviço e em seguida o processo e a metodologia, pois ele é visto como uma cadeia de agregação de valores, são considerados ativos que entre outros aspectos facilitam a comunicação entre as áreas, permite que a visão, missão e as estratégias da empresa sejam postas em ação. É responsável por identificar falhas erros e evitar gargalos o que permite aplicação de melhorias continuas, enquanto a área de escritório de gerenciamento de projetos baseada nessa metodologia, entra com o apoio e a disseminação dessa metodologia entre as áreas e o cliente.
Existem três tipos de processo que podem e devem ser adotados com base nas estratégias da empresa.
• O processo finalístico: quando os resultados gerados pelo processo são produtos.
• O processo gerencial: quando o resultado promove o funcionamento da organização.
• O processo de suporte: que é quando o processo presta apoio aos demais.
Aqui na Vitae utilizamos os processos gerenciais. Eles dão base e apoio desde o processo de qualificação de uma oportunidade, onde captamos o cliente, passando pelo planejamento, implantação, operação, gerenciamento e encerramento.
Os processos gerenciais são essenciais para a melhoria continua dos processos organizacionais, eles garantem o respeito às necessidades legais, operacionais e financeiras, ajudam a garantir a eficiência e eficácia do planejamento estratégico e o gerenciamento do projeto. Eles refletem o que a organização é, possibilitam que os clientes percebam como ela funciona, ou seja, aumenta o valor da imagem da empresa diante do cliente e da sociedade. Processos bem desenhados possibilitam identificar e interpretar os passos necessários para que um produto/serviço seja realizado com sucesso.
Processos devem estar em constante revisão, para que todas as ideias e melhorias possam ser implementadas, desburocratizando o sistema, tendo mais tempo para prospectar o mercado, captar clientes e solidificar relacionamentos.
Se sua empresa tem um escritório de gerenciamento de projetos solidificado em um gerenciamento de processos ativo, parabéns, o sucesso certamente o acompanhará.