Muitos ainda não entendem a importância de se ter um mapeamento de processos na empresa, e são levados apenas a pensar em como ela será vista pelos de fora.
- Será que vão nos achar mais organizados?
- Será que vamos ganhar mercado com essa mudança?
- Seremos mais valorizados por este passo?
- Quanto, vamos ganhar com essa mudança?
Mas o que a empresa de fato ganha é uma transformação interna intangível, conseguindo automatizar atividades, evitar gargalos, rever objetivos, avaliar indicadores, alterar a estrutura organizacional e até mudar a busca de perfis de colaboradores para que a empresa seja voltada a estes novos valores.
O mapeamento de processos é um dos passos para que a empresa se torne atrativa aos olhos do mercado, mas a excelência neste âmbito é que dá condição para obtenção de sucesso. Por isso é importante que quando uma empresa der este passo, ela avalie se será por uma consultoria ou por internalização, pois se a empresa optar por uma consultoria corre um risco muito alto de que após o trabalho, o mesmo seja deixado de lado, não seja “aceito” pelos colaboradores, causando uma rápida desatualização, falta de formação, cultura, interesse e de empoderamento sobre o trabalho realizado. Já quando o processo é realizado internamente, existe um risco muito menor de não aceitação, pois temos pessoas que fazem parte do cotidiano daquela empresa engajados em algo que afetará a todos de maneira positiva.
O maior desafio está não só em ver nascer os processos, mas em como mantê-los atualizados e intrínsecos à empresa, é neste momento que surge o Escritório de Processos, é uma prática atual e que tem rendido muito assunto, pois com ele é possível atingir inúmeros objetivos como a melhoria nos relacionamentos com o cliente, facilidade na comunicação e troca de atualizações para que o processo se torne cada vez melhor (melhoria contínua), alimentar a cultura de que falando a mesma língua todos só tem a ganhar, evitar esforço duplicado, entre outros.
Também é importante deixar claro que este “escritório” não vem para tirar autonomia das áreas, mas sim, para somar, alinhando e esclarecendo pontos de melhoria, mantendo viva a gestão, tornando-a efetiva dentro de um cotidiano organizacional.
Algumas de suas responsabilidades são:
• Deter o conhecimento da organização, disseminando melhores práticas e capacitando os envolvidos.
• Definir padrões, ferramentas e metodologia.
• Auxiliar direta ou indiretamente na execução.
Essas responsabilidades não o tornam “dono”, mas sim “guardiões” do conhecimento, como uma área auxiliar as demais.
Ter um Escritório de Processos em uma empresa é como ter o manual de um jogo, quando se tem estratégia e sabe jogar, a vitória é iminente.